Acordul de prelucrare a datelor

Acordul ăsta face parte din termenii și condițiile Dosar HACCP și se aplică datelor personale ale angajaților pe care le introduci în produs. Tu (firma clientului) ești operator; OKKA GROUP S.R.L. e persoana împuternicită.

1. Ce date și de ce

• Persoane vizate: angajații unității tale care completează registrele sau sunt triați.
• Date: nume, PIN (ca amprentă), data expirării fișei medicale, rezultatul triajului (apt/inapt), semnătura de la triaj, cine a completat fiecare înregistrare și când.
• Scop: ținerea registrelor HACCP și scoaterea dosarului pentru control. Nimic altceva.
• Durată: cât e activ contul, apoi 2 ani de la data fiecărei înregistrări, cât trebuie păstrate registrele.

2. Ce ne obligăm

• Prelucrăm datele doar după instrucțiunile tale, adică așa cum funcționează produsul și cum scrie aici.
• Cine are acces la date la noi e obligat la confidențialitate.
• Luăm măsuri de securitate potrivite: HTTPS, PIN-uri și parole doar ca amprente, fișiere private, copii de siguranță zilnice în afara serverului, acces la server doar pentru administrator.
• Te anunțăm fără întârziere nejustificată, în cel mult 48 de ore de când aflăm, despre o încălcare a securității datelor care te privește.
• Te ajutăm să răspunzi cererilor angajaților (acces, rectificare și celelalte) și la evaluări de impact, dacă e cazul.
• La sfârșitul perioadei de păstrare ștergem datele, inclusiv din copiile de siguranță, la rotația lor.
• Îți punem la dispoziție informațiile necesare ca să verifici că respectăm acordul.

3. Subîmputerniciți

Folosim Hostinger (găzduirea serverului și a copiilor de siguranță, în UE) și furnizorul de email tranzacțional (doar pentru emailurile către patroni și manageri). Dacă adăugăm sau schimbăm un subîmputernicit, îți scriem cu 30 de zile înainte; poți obiecta și închide contul.

4. Transferuri

Datele angajaților stau în Uniunea Europeană. Dacă vreodată ar fi nevoie de un transfer în afara SEE, îl facem doar cu garanțiile cerute de GDPR și după ce te anunțăm.

5. Ce faci tu

• Îți informezi angajații că le ții datele în Dosar HACCP și de ce.
• Nu treci în produs diagnostice sau alte date medicale în afară de data fișei și apt/inapt.